La eficacia en el teletrabajo

Con la actual crisis sanitaria se hace imprescindible combinar tareas presenciales con tareas on line que permitan el mantenimiento de la gestión continuada en la empresa

Existen muchos manuales sobre la gestión eficaz de teletrabajo en la empresa pero hemos seleccionado «trabaja de forma eficaz desde casa» donde además de técnicas se realizan reflexiones sobre la organización del mismo

También videos , libros , etc que te puede ayudar y aconsejar sobre el teletrabajo. Recogemos aquí las aportaciones que realiza para forbes Naiara Reig responsable editorial de Welcome to the Jungle:

1. Mantén tu rutina y crea un ambiente de trabajo adecuado

El confinamiento ha roto todos nuestros esquemas, por eso es importante mantener una rutina que nos “ancle” a la realidad. Levántate a la misma hora y realiza las mismas actividades que hasta ahora antes de ir al trabajo (hacer deporte, leer el periódico, desayunar, darte una ducha…). Y aunque no vayas a ir a ninguna parte, no te olvides de estar vestido y presentable cuando por fin te sientes a trabajar. Puedes elegir ropa cómoda, pero olvidarte del pijama es fundamental: te ayudará a mantener la concentración.

Para empezar a trabajar, y a pesar de que puede parecer misión imposible (sobre todo si vives en un piso pequeño o si tienes niños en casa), disponer de un espacio fijo te permitirá ser más fiel a tu rutina y te ayudará a concentrarte. También facilita la separación entre los momentos de trabajo y de descanso, algo que se vuelve especialmente complicado cuando ambos comparten el mismo espacio. Dentro de lo posible, opta por un lugar que tenga una buena iluminación y ventilación y, para evitar distracciones e interrupciones innecesarias, asegúrate de informar a tu entorno de que esa es tu zona de trabajo y de cuáles son tus horarios.

2. Planifica tu jornada de trabajo y haz pausas

Mantener la motivación cuando trabajas solo, especialmente cuando no estás acostumbrado, puede resultar complicado. Aunque se tenga toda la jornada por delante, es fácil caer en la trampa de pensar que se tiene tiempo de sobra y acabar por procrastinar y perder eficacia.

Para evitarlo, planifica tus objetivos a corto y medio plazo si aún no lo habías hecho (aquellos que puedas lograr independientemente del confinamiento): tenerlos en mente te ayudará a mantener el foco y la motivación. A continuación, anota el conjunto de tareas necesarias para alcanzar esos objetivos, repártelas en tu calendario según tus prioridades y asígnate plazos. Pero sé realista con la cantidad de tareas que programas cada día, para evitar la frustración que provoca una lista eterna de tareas pendientes.

En cualquier caso, recuerda que no conviene pensar constantemente en el tiempo que queda de confinamiento, ya que esto puede aumentar nuestros niveles de estrés y ansiedad. Para evitarlo, trata de no proyectar tus tareas más allá de 4 o 5 días. Reserva también momentos durante la jornada para tomar pausas y dedicarte a otras actividades (consultar tus redes sociales, tomar un café o hasta poner una lavadora). Y muy importante: márcate una hora para dejar de trabajar.

3. Sigue trabajando en equipo

Uno de los principales retos del trabajo en remoto consiste en ser capaz de mantener el contacto y la coordinación con el resto de tu equipo. Para sobrevivir a los recursos limitados, el intercambio de información y de buenas prácticas nunca había sido tan necesario. Para ello, apóyate en los canales de comunicación que utilizas normalmente o en los que haya habilitado tu empresa para la ocasión.

Los chats de comunicación internos, como Slack, Teams o Hangoutsson las herramientas ideales para asegurar el flujo de información con el resto de compañeros e incluso con miembros de otros equipos. Gracias a su organización por temas y a su presentación de los mensajes por orden cronológico, los diferentes equipos o áreas de la compañía podrán seguir las actualizaciones sobre los temas que les interesan y fomentar la participación de todos los miembros, sin la necesidad de enviar un e-mail con docenas de personas en copia.

4. No descuides las reuniones a distancia

Y aunque los chats de mensajería interna son extremadamente útiles, es muy posible que sigas necesitando concertar reuniones con clientes o colaboradores. Si no estás familiarizado con las reuniones a distancia, lo primero que necesitarás tener en cuenta es el formato que vas a utilizar, según el objetivo del encuentro. El primer formato es la conferencia web, en la que los participantes reciben un enlace de antemano para conectarse a la plataforma elegida y se suele compartir una presentación que seguir. En estos casos, la interacción es limitada y está más orientada a compartir información que a debatir. En cambio, la llamada grupal no requiere de equipos específicos o servidores externos y se puede organizar a través de plataformas gratuitas como Skype, Zoom o Hangouts. Se trata del formato ideal para discutir sobre un proyecto de forma colaborativa.

Sin embargo, no podemos olvidar que el éxito de este tipo de reuniones depende de muchos factores externos (conexión a internet, micrófono, auriculares, cámara web…). Por ello, haber pensado en un plan B por si surgiese alguna incidencia y compartirlo de antemano con el resto de participantes puede ahorrarte más de un disgusto. Con frecuencia, una llamada telefónica, un resumen escrito o una fecha alternativa de reunión suelen ser suficientes.

5. No pierdas el contacto

Para muchos, la soledad que conlleva el trabajo en remoto se ha convertido en una de las mayores desventajas de quedarse en casa. Después de varios días de cuarentena, hablar sobre temas puramente profesionales no es suficiente: también debes permitirte mantener charlas informales con tus compañeros de trabajo. Para empezar, dadas las circunstancias excepcionales, dedica unos minutos a preguntar a tus compañeros cómo están al principio o al final de una llamada o una reunión.

Y para ir un paso más allá, no dudes en proponerles pausas para el café o para comer en grupo. Podéis utilizar una llamada de grupo en audio o vídeo y aprovechar para compartir experiencias o consejos durante estos días. Y si lo que echas de menos es poder quedar con tus compañeros tras el trabajo para tomar algo, otra opción es la de organizar un afterwork virtual.

6. Recuerda que el trabajo no lo es todo

Con frecuencia, los trabajadores en remoto tienden a trabajar más horas de las que les corresponden o a asumir más tareas de las que tienen tiempo de realizar, pues sienten que necesitan “demostrar” que están siendo productivos aunque trabajen desde casa. Esta sobrecarga de trabajo puede aumentar los niveles de estrés y, en casos extremos, acabar provocando un burnout. Para superar el confinamiento con tu salud mental intacta, es fundamental mantener el contacto informal con tu equipo y tus seres queridos, así que sigue fomentando el contacto con tus amigos y familia.

Y, sobre todo, aprovecha para dedicarte tiempo a ti mismo. Este puede ser el momento ideal para retomar alguna afición o ponerte al día con tus lecturas o tu lista de series o películas pendientes. Y si tienes la impresión de que tu agenda está estos días especialmente saturada de videollamadas y actividades online, no olvides que esta es también una oportunidad de oro para no hacer nada y despejar la mente.

 

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